Die IG feministische Autorinnen (≠igfem) sucht eine zuverlässige und sehr strukturierte Mitarbeiterin für Aufgabenmanagement und Projektcontrolling.

Die ≠igfem arbeitet parallel an mehreren Projekten und Arbeitsbereichen. Pro Woche finden derzeit rund neun regelmäßige Treffen statt – überwiegend Projekttreffen, aber auch Besprechungen zu Social Media, Öffentlichkeitsarbeit und weiteren Aktivitäten.

Wir suchen eine Mitarbeiterin, die nach diesen Treffen organisatorisch die Fäden zusammenhält: Was wurde vereinbart? Wer übernimmt welche Aufgabe? Bis wann muss sie erledigt sein? Was ist noch offen?

Die Stelle ist keine inhaltliche Projektleitung oder Projektkoordination. Im Mittelpunkt stehen Dokumentation, Strukturierung, Aufgabenmanagement, Controlling und konsequente Nachverfolgung.

Deine Aufgaben

Meetings dokumentieren und nachbereiten

Die Protokollierung unserer Online-Meetings erfolgt weitgehend automatisiert über Zoom. Deine Aufgabe ist daher nicht, während jedes Treffens mitzuschreiben, sondern die vorhandenen Protokolle und Transkripte effizient weiterzuverarbeiten.

Dazu gehören:

• Zoom-Protokolle und Transkripte sichten und strukturieren
• wichtige Beschlüsse und Vereinbarungen herausarbeiten
• To-do-Listen aus den Meetings erstellen
• Aufgaben eindeutig Personen bzw. Arbeitsbereichen zuordnen
• Fristen und nächste Schritte festhalten
• relevante Informationen übersichtlich dokumentieren

Dabei können und sollen KI-Tools wie ChatGPT und Claude zur Unterstützung eingesetzt werden.

Aufgaben und Fristen nachverfolgen

Ein wesentlicher Teil deiner Arbeit ist das laufende Follow-up:

• offene Aufgaben im Blick behalten
• kontrollieren, welche Aufgaben erledigt wurden und welche noch offen sind
• Fristen überwachen
• rechtzeitig an offene Aufgaben erinnern
• bei Verzögerungen nachfragen
• To-do-Listen laufend aktualisieren
• den aktuellen Arbeitsstand für das Team sichtbar machen
• darauf achten, dass Vereinbarungen aus Meetings tatsächlich weiterverfolgt werden

Übersichten und Arbeitsstrukturen pflegen

Wir arbeiten mit unterschiedlichen digitalen Werkzeugen und brauchen eine Mitarbeiterin, die Informationen zuverlässig zusammenführt und strukturiert.

Dazu gehören insbesondere:

• sehr gute Arbeit mit Excel
• Aufbau und Pflege übersichtlicher Aufgaben- und Projektlisten
• Statusübersichten und einfache Controlling-Tabellen
• Arbeit mit Wissenslandkarten
• strukturierte Ablage in der Cloud
• Pflege gemeinsamer Dokumente und Arbeitsunterlagen
• Umgang mit Zoom und Zoom-Protokollen
• Einsatz von ChatGPT, Claude und anderen KI-Tools zur Strukturierung und Aufbereitung von Informationen

Was du mitbringen solltest

Besonders wichtig sind uns:

• sehr gute Excel-Kenntnisse
• ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
• Freude an Listen, Strukturen und übersichtlichen Arbeitsabläufen
• Genauigkeit und Verlässlichkeit
• Fähigkeit, viele parallel laufende Aufgaben im Blick zu behalten
• konsequente und freundliche Nachverfolgung offener Aufgaben
• sehr guter Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln
• Erfahrung mit Cloud-Dokumenten und digitalen Ablagesystemen
• Erfahrung mit oder großes Interesse an KI-gestützten Arbeitsprozessen
• Bereitschaft, intensiv mit ChatGPT und Claude zu arbeiten
• selbstständige und strukturierte Arbeitsweise

Kenntnisse in Projektadministration, Projektcontrolling oder vergleichbaren Tätigkeiten sind von Vorteil.

Worum es bei dieser Stelle geht

Du musst unsere Projekte nicht inhaltlich leiten und bist auch nicht für die Entwicklung der Projektinhalte verantwortlich.

Deine Aufgabe ist eine andere – und für unsere Arbeit zentral:

Du hältst organisatorisch die Fäden zusammen.

Du sorgst dafür, dass aus Besprechungen konkrete Aufgaben entstehen, Zuständigkeiten und Fristen klar sind, offene Punkte sichtbar bleiben und Vereinbartes nicht im Arbeitsalltag verloren geht.

Über die ≠igfem

Die IG feministische Autorinnen (≠igfem) ist eine Interessensgemeinschaft von und für feministische und gesellschaftskritische Autorinnen. Wir setzen uns für eine feministische Agenda in Literatur, Politik und Öffentlichkeit ein und arbeiten daran, strukturelle Ungleichheiten im Literaturbetrieb sichtbar zu machen und zu verändern.

Unsere Arbeit umfasst nationale und internationale Projekte, Schreib- und Lesegruppen, Veranstaltungen und Literaturfestivals, feministische Leselisten, Forschung, EU-Projekte sowie Social Media und Öffentlichkeitsarbeit.

Unsere Grundsätze sind interdisziplinärer Ansatz, Vielschichtigkeit, Gedankenvielfalt und Wertschätzung.

Rahmenbedingungen

Die Tätigkeit kann zu einem großen Teil online und ortsunabhängig erfolgen. Wichtig ist eine regelmäßige und verlässliche Zusammenarbeit mit dem ≠igfem-Team sowie die zeitnahe Nachbereitung und Nachverfolgung unserer Meetings und Arbeitsaufgaben.

Die Mitarbeit beginnt vorerst auf ehrenamtlicher Basis. Wenn sich die Zusammenarbeit für beide Seiten bewährt und die entsprechenden finanziellen Möglichkeiten gegeben sind, ist vorgesehen, die Tätigkeit in weiterer Folge in eine bezahlte Honorartätigkeit zu überführen.

Wenn du gerne Struktur in komplexe Arbeitsabläufe bringst, sehr gut mit Excel umgehen kannst und digitale sowie KI-gestützte Arbeitsweisen selbstverständlich für dich sind, freuen wir uns auf deine Bewerbung – support@igfem.at.